Digitalna transformacija je proces, ki podjetjem omogoča, da svoje poslovanje preoblikujejo in izboljšajo z uporabo digitalnih tehnologij. Cilj digitalne transformacije je izboljšati učinkovitost, produktivnost in konkurenčnost podjetja, ter prilagoditi se spremembam na trgu. Pomaga tudi pri boljšem upravljanju podatkov in informacij, kar vodi do boljših odločitev in boljšega poslovanja.

Kaj je digitalna transformacija?

Digitalna transformacija predstavlja proces, v katerem podjetja uvajajo in implementirajo nove tehnologije z namenom, da spodbudijo temeljne spremembe v poslovanju. Obstaja več poti do digitalne transformacije, ki se razlikujejo glede na potrebe in značilnosti vsakega podjetja.

Na primer: podjetje lahko uporabi umetno inteligenco ali računalništvo v oblaku za izboljšanje uporabniške izkušnje, ali pa preoblikuje svojo nabavno in dobavno verigo za boljši potek svojega poslovanja. Z implementacijo digitalne transformacije, podjetja lahko tudi napovedujejo izdelke, katere bodo kupci želeli kupiti v prihodnosti.

V okviru digitalne transformacije sta pojma digitizacija in digitalizacija povezana. 

Digitizacija je proces prevajanja analognih informacij in podatkov v digitalno obliko, kot so skeniranje fotografije ali dokumenta. 

Digitalizacija pa je uporaba digitalnih tehnologij za spreminjanje poslovnih procesov in projektov, kot so:

• usposabljanje zaposlenih za uporabo novih programskih platform
• sprememba delovanja poslovnih procesov
• proces zajema vseh analognih informacij v digitalne oblike

Medtem ko lahko digitalna transformacija vključuje digitalizacijo, ta presega raven projekta in vpliva na celotno organizacijo. 

Za večino podjetij digitalna transformacija zahteva premik od tradicionalnega načina razmišljanja v bolj sodelovalen in eksperimentalen pristop. Ti novi načini pristopa do dela odkrivajo nove rešitve, ki  izboljšajo uporabniško izkušnjo, spodbujajo inovativnost in iniciativnost zaposlenih ter prispevajo k rasti podjetja in konkurenčnosti.

Kakšen pomen ima digitalna transformacija na podjetje?

Digitalna transformacija ima številne pomembne vplive na podjetja. 

Prvič: omogoča podjetjem, da izboljšajo svojo učinkovitost in produktivnost s pomočjo avtomatizacije in digitalizacije procesov. To lahko vključuje uporabo tehnologije za avtomatizacijo nalog, kot so računovodstvo in finančno upravljanje, ter digitalizacijo procesov, kot so trženje in prodaja.

Drugič: digitalna transformacija podjetjem omogoča, da se bolje povežejo s svojimi strankami in partnerji s pomočjo digitalnih kanalov, kot so spletna mesta, aplikacije in družbena omrežja. To lahko podjetjem pomaga, da se bolje odzovejo na potrebe strank in da jim zagotavljajo boljšo storitev.

Tretjič: digitalna transformacija podjetjem omogoča, da izkoristijo velike količine podatkov, ki jih zbirajo s svojimi poslovanjem, za izboljšanje svojega poslovanja. To lahko vključuje uporabo podatkovne analitike za spremljanje in razumevanje trendov v poslovanju, ter uporabo umetne inteligence za avtomatizacijo odločanja.

Četrtič: digitalna transformacija podjetjem omogoča, da se prilagodijo spremenjenim potrebam trga in konkurenčnim pritiskom. To lahko vključuje spremembo poslovnih modelov, ki temeljijo na digitalnih tehnologijah, in prilagajanje proizvodnje in storitev potrebam digitalnega trga.

Petič: digitalna transformacija podjetjem omogoča, da se bolje prilagodijo spremenljivim potrebam in željam svojih strank. To lahko vključuje uporabo tehnologije, kot so personalizirani oglasi in spremljanje potrošniških vzorcev, za boljše razumevanje potreb strank in zagotavljanje bolj prilagojenih izdelkov in storitev.

Šestič: digitalna transformacija podjetjem omogoča, da se bolje prilagodijo spremenljivim tržnim razmeram. To lahko vključuje uporabo tehnologije, kot so analitika trženja in strojno učenje, za boljše razumevanje trendov na trgu in boljšo usmerjenost pri odločanju.

Sedmič: digitalna transformacija podjetjem omogoča, da se bolje prilagodijo spremenljivim potrebam svojih zaposlenih. To lahko vključuje uporabo tehnologije, kot so virtualni in hibridni načini dela, ki omogočajo večjo fleksibilnost in učinkovitost zaposlenih.

V kratkem, digitalna transformacija ima številne pomembne vplive na podjetja, ki jim omogočajo izboljšanje učinkovitosti, boljšo povezavo s strankami, izkoriščanje podatkov in prilagajanje spremenjenim potrebam trga.

Ali ima digitalna transformacija kakšne slabosti?

Digitalna transformacija ima številne koristi za podjetja, vendar s seboj lahko tudi prinese nekaj slabosti. 

Eden od glavnih problemov, s katerimi se podjetja soočajo med digitalno transformacijo, je visoka stopnja sprememb, ki jih morajo sprejeti. Digitalne tehnologije se hitro razvijajo in spreminjajo, kar lahko podjetjem povzroča težave pri prilagajanju.

Druga slabost digitalne transformacije je tveganje za izgubo delovnih mest. Avtomatizacija in digitalizacija procesov lahko vodijo do zmanjšanja potrebe po človeških virov, kar lahko povzroči izgubo delovnih mest. Podjetja morajo biti sposobna načrtovati in upravljati te spremembe, da bi zagotovila, da delavci ostanejo zaposleni in da jim zagotavljajo nova delovna mesta.

Tretja slabost digitalne transformacije je tveganje za varnost podatkov. S povečanjem uporabe digitalnih tehnologij in shranjevanjem podatkov v oblaku se povečuje tveganje za kibernetske napade in krajo podatkov. Podjetja morajo biti sposobna zagotavljati varnost svojih podatkov in zaščititi svoje stranke pred vsemi nevarnostmi.

Četrta slabost digitalne transformacije je tveganje izgube zasebnosti. S povečanjem uporabe digitalnih tehnologij se povečuje tveganje za izgubo zasebnosti, saj se podjetja in organizacije seznanijo z veliko osebnih podatkov. Podjetja morajo biti sposobna zagotavljati zasebnost svojih strank in zaščititi svoje podatke pred nevarnostmi.

Peti problem je tveganje za prekomerno zanesljivost na tehnologijo. Če podjetja preveč zaupajo tehnologiji in se odrečejo ročnim procesom, lahko pride do napak in težav z zanesljivostjo. Prav tako, preveč zanesljivost na tehnologijo lahko vodi do odvisnosti in omejuje sposobnost podjetja, da se prilagodi spremenjenim razmeram.

V kratkem, digitalna transformacija ima številne koristi za podjetja, vendar lahko tudi prinese za seboj kar nekaj slabosti. Pri transformaciji podjetja bodite pazljivi. 

Koraki digitalne transformacije podjetja

Koraki digitalne transformacije se lahko razlikujejo glede na potrebe in značilnosti posameznega podjetja, vendar splošni koraki vključujejo:

• 1. KORAK: Analiza potreb

Preden se lotite digitalne transformacije, je pomembno, da podjetje temeljito analizira svoje potrebe in cilje. To lahko vključuje raziskave trga, analizo potreb strank in analizo procesov v podjetju.

• 2. KORAK: Strategija

Ko se podjetje seznani s svojimi potrebami, je pomembno, da razvije jasno in smiselno strategijo za digitalno transformacijo. To lahko vključuje cilje, ključne projekte in aktivnosti, ki jih bo podjetje izvajalo za doseganje svojih ciljev.

• 3. KORAK: Izvedba

Ko je strategija razvita, je pomembno, da se začne z izvedbo projektov in aktivnosti. To lahko vključuje namestitev nove opreme in programske opreme, avtomatizacijo procesov in izobraževanje zaposlenih.

• 4. KORAK: Spremljanje in vrednotenje

Med in po izvedbi je pomembno, da podjetje redno spremlja in vrednoti napredek svojih projektov in aktivnosti. To lahko vključuje analizo podatkov, spremljanje ključnih kazalnikov uspešnosti in prilagajanje strategije glede na spremembe v okolju.

• 5. KORAK: Trajnostna implementacija

Digitalna transformacija ni enkratni projekt, ampak trajni proces. Podjetje mora biti sposobno vzdrževati in nadgrajevati svoje digitalne rešitve, da bi zagotavljali, da so vedno v skladu s potrebami in cilji podjetja ter da se prilagajajo spremenljivim razmeram.

• 6. KORAK: Določanje odgovornosti

Za uspešno digitalno transformacijo je potrebno določiti odgovornosti in vodenje projektov. Podjetja morajo določiti vodjo projekta in jasno definirati odgovornosti in cilje za vsakega člana ekipe.

.

• 7. KORAK: Analiza rezultatov

Po izvedbi projektov je pomembno analizirati rezultate in učinkovitost digitalne transformacije. Podjetja morajo preučiti, kako se je njihovo poslovanje spremenilo in kakšen je bil vpliv digitalne transformacije na stranke, zaposlene in poslovne rezultate.

Digitalna transformacija delovnih procesov podjetja

V tem poglavju se bomo osredotočili na vpliv digitalne transformacije na delovne procese podjetja. Digitalna transformacija je proces, s katerim podjetja spreminjajo svoje poslovanje, da bi izboljšala učinkovitost in produktivnost s pomočjo digitalnih tehnologij. V tem poglavju se bomo dotaknili koristi in izzivov, ki jih podjetja srečujejo pri digitalni transformaciji delovnih procesov, kot tudi korakih, ki jih morajo podjetja sprejeti, da bi uspešno izvedli digitalno transformacijo.

Primer: Potni nalogi

Digitalna transformacija potnih nalogov je proces, s katerim podjetja spreminjajo svoje procese potnih nalogov z uporabo digitalnih tehnologij. To lahko vključuje avtomatizacijo procesov, kot so zbiranje podatkov, izdajanje potnih nalogov in plačevanje stroškov, ter uporabo digitalnih orodij za spremljanje in vodenje potnih nalogov.

Uporaba digitalnih tehnologij pri potnih nalogih ima številne koristi: 

• Avtomatizacija procesov omogoča podjetjem, da izboljšajo učinkovitost in produktivnost, saj se zmanjša potreba po ročni obdelavi podatkov. 
• Digitalna tehnologija omogoča podjetjem, da bolje spremljajo in vodijo potne naloge, saj lahko zbirajo podatke v realnem času in hitreje odzivajo na spremembe.
• Digitalna tehnologija omogoča podjetjem, da zagotavljajo boljšo storitev svojim zaposlenim in strankam. To lahko vključuje uporabo aplikacij in spletnih portalov, ki omogočajo zaposlenim enostavno izdajanje in spremljanje potnih nalogov ter omogočajo strankam enostaven dostop do informacij o potnih nalogih.
• Digitalna tehnologija omogoča podjetjem, da izboljšajo varnost podatkov. S povečanjem uporabe digitalnih tehnologij se povečuje tveganje za kibernetske napade in krajo podatkov, vendar lahko digitalna tehnologija podjetjem pomaga zagotavljati varnost podatkov in zaščititi svoje stranke pred nevarnostmi.

V kratkem, digitalna transformacija potnih nalogov omogoča podjetjem, da izboljšajo učinkovitost, produktivnost, varnost in trajnostne prakse s pomočjo digitalnih tehnologij. Za uspešno izvedbo digitalne transformacije potnih nalogov morajo podjetja sprejeti korake, kot so analiza potreb, strategija, izvedba, spremljanje in vrednotenje ter trajnostna implementacija.

Primer: Projektno vodenje

Uporaba digitalnih tehnologij pri projektnem vodenju lahko podjetjem pomaga tudi pri boljši komunikaciji med člani projektnega tima in zunanjimi strankami. Spletni orodji za projektno vodenje lahko omogočajo enostavno in hitro deljenje informacij in dokumentov med člani tima, kar lahko izboljša učinkovitost in produktivnost projekta.

Digitalna tehnologija tudi omogoča podjetjem, da bolje upravljajo in vodijo projekte, saj lahko zbirajo podatke v realnem času in hitreje odzivajo na spremembe. Na primer, s pomočjo digitalnih orodij za spremljanje projektnih napredka, lahko podjetja spremljajo napredek projekta in hitro odkrijejo morebitne težave.

Uporaba digitalnih tehnologij lahko tudi pomaga podjetjem pri boljšem upravljanju z zalogami in finančnimi sredstvi projekta. S pomočjo digitalnih orodij za upravljanje zalog, lahko podjetja bolje načrtujejo potrebe po materialih in opremi, ki jih potrebujejo za izvedbo projekta. Prav tako lahko uporaba digitalnih orodij za financiranje projekta, omogoča podjetjem boljše načrtovanje in upravljanje sredstev, ki so potrebna za izvedbo projekta.

V kratkem, uporaba digitalnih tehnologij pri projektnem vodenju lahko podjetjem pomaga izboljšati učinkovitost, produktivnost, komunikacijo in upravljanje projektov, ter omogoča boljše načrtovanje in spremljanje projekta ter upravljanje zalog in finančnimi sredstvi.

Primer: Nabava

Digitalna transformacija nabave je proces, ki podjetjem omogoča izboljšanje učinkovitosti in produktivnosti nabavnih procesov z uporabo digitalnih tehnologij. To lahko vključuje avtomatizacijo procesov, kot so iskanje dobaviteljev, oddaja ponudb in plačevanje, ter uporabo digitalnih orodij za spremljanje in vodenje nabavnih procesov.

Avtomatizacija nabavnih procesov lahko podjetjem pomaga zmanjšati ročno obdelavo podatkov in zmanjšati potrebo po papirnatih dokumentih, kar omogoča hitrejšo in učinkovitejšo obdelavo podatkov. Digitalna tehnologija omogoča tudi podjetjem, da bolje spremljajo in vodijo nabavne procese, saj lahko zbirajo podatke v realnem času in hitreje odzivajo na spremembe.

Uporaba digitalnih orodij za spremljanje in vodenje nabavnih procesov lahko podjetjem pomaga zagotavljati transparentnost in preglednost procesov, kar lahko izboljša odnose z dobavitelji in zagotovi boljšo komunikacijo med podjetjem in dobavitelji.

Digitalna transformacija nabave lahko tudi podjetjem pomaga izboljšati varnost podatkov, saj lahko zagotavljajo varnost podatkov in zaščitijo svoje stranke pred nevarnostmi.

V kratkem, digitalna transformacija nabave omogoča podjetjem izboljšanje učinkovitosti, produktivnosti, transparentnosti, varnosti in odnosov z dobavitelji s pomočjo digitalnih tehnologij. Za uspešno izvedbo digitalne transformacije nabave morajo podjetja sprejeti korake, kot so analiza potreb, strategija, izvedba, spremljanje in vrednotenje.

Primer: Naročilnice

Digitalna transformacija naročilnic vključuje uporabo tehnologije za avtomatizacijo procesov naročanja, kot so oddaja naročil, spremljanje in vodenje naročil. To lahko storijo z uporabo digitalnih orodij, kot so spletni obrazci za naročanje, avtomatizirani sistemi za spremljanje naročil in programske opreme za upravljanje naročil. Uporaba tehnologije omogoča podjetjem, da procese naročanja opravljajo hitreje in natančneje, kar lahko prinese večjo učinkovitost in produktivnost.

Spletne obrazce za naročanje, ki so dostopni preko spleta, lahko podjetjem omogočajo, da prejmejo naročila kjerkoli in kadarkoli, kar lahko zmanjša zamude pri oddaji naročil. Avtomatizirani sistemi za spremljanje naročil lahko podjetjem omogočajo, da spremljajo status naročil in njihovo pot do dostave, kar lahko pomaga pri načrtovanju in upravljanju zalog. Programska oprema za upravljanje naročil lahko podjetjem omogoča, da vodijo evidenco o naročilih, da lahko spremljajo in analizirajo podatke o naročilih ter izboljšajo svoje procese naročanja.

Digitalna transformacija naročilnic lahko tudi omogoča podjetjem boljšo komunikacijo z dobavitelji in kupci. Spletni sistemi za naročanje lahko omogočajo enostavno in hitro komunikacijo med podjetjem in dobavitelji, kar lahko izboljša odnose in zmanjša tveganja za napake. Digitalna transformacija naročilnic lahko podjetjem tudi omogoča boljše spremljanje in vodenje zalog, saj lahko uporabljajo digitalna orodja za spremljanje in vodenje zalog ter tako lažje načrtujejo potrebe po naročanju.

V kratkem, digitalna transformacija naročilnic pomeni uporabo tehnologije za avtomatizacijo procesov naročanja, ki lahko izboljša učinkovitost, produktivnost in natančnost procesov, ter omogoča boljšo komunikacijo in vodenje zalog.

Primer: Notranja pravila

Digitalna transformacija notranjih pravil je proces, ki podjetjem omogoča, da svoje notranje pravilnike in postopke preoblikujejo in jih avtomatizirajo z uporabo digitalnih tehnologij. Ta proces lahko vključuje digitalizacijo dokumentov, avtomatizacijo procesov in uporabo digitalnih orodij za spremljanje in vodenje notranjih pravil.

Digitalizacija dokumentov pomeni, da se vsi papirnati dokumenti prenesejo v digitalni format, ki je lažje dostopen vsem in je lahko vodljiv. To lahko podjetjem omogoča lažje iskanje in shranjevanje dokumentov, kar lahko prinese večjo učinkovitost in produktivnost zaposlenih. Avtomatizacija procesov pa lahko podjetjem omogoča, da avtomatizirajo procese, kot so oddaja dokumentov, potrjevanje in odobritev, ter spremljanje in vodenje notranjih pravil.

Uporaba digitalnih orodij za spremljanje in vodenje notranjih pravil lahko podjetjem omogoča boljše upravljanje notranjih pravil, ki so potrebne za poslovanje podjetja.

Na primer: lahko uporabljajo digitalne sisteme za spremljanje in vodenje notranjih pravil, ki jim omogočajo, da spremljajo in vodijo procese notranjih pravil in hitro odkrijejo morebitne težave.

Primer: Kadrovske mape

Digitalna transformacija personalnih map pa je proces, ki podjetjem omogoča, da svoje procese osebnega razvoja in kadrovskega upravljanja preoblikujejo in jih avtomatizirajo z uporabo digitalnih tehnologij. Ta proces lahko vključuje digitalizacijo personalnih map, avtomatizacijo procesov in uporabo digitalnih orodij za spremljanje in vodenje personalnih map.

Digitalizacija personalnih map pomeni, da se papirnate personalne mape prenesejo v digitalni format, ki je lažje dostopen in vodljiv. To lahko podjetjem omogoča lažje iskanje in shranjevanje personalnih map, kar lahko prinese večjo učinkovitost in produktivnost. Avtomatizacija procesov pa lahko podjetjem omogoča, da avtomatizirajo procese, kot so vodenje personalnih map, izvedbo ocenjevanja uspešnosti, in spremljanje razvoja zaposlenih.

Uporaba digitalnih orodij za spremljanje in vodenje personalnih map lahko podjetjem omogoča boljše upravljanje kadrov. Na primer, lahko uporabljajo digitalne sisteme za spremljanje in vodenje personalnih map, ki jim omogočajo, da spremljajo in vodijo procese osebnega razvoja zaposlenih ter hitro odkrijejo potencialne težave. Prav tako lahko uporabljajo digitalna orodja za ocenjevanje uspešnosti zaposlenih, ki jim omogočajo, da hitro in natančno ocenijo uspešnost zaposlenih in na podlagi tega sprejmejo odločitve glede razvoja kadrov.

Sistem za digitalno transformacijo ODOS 

Sistem za digitalno transformacijo ODOS je napredna tehnologija, ki podjetjem omogoča avtomatizacijo in digitalizacijo procesov upravnega poslovanja. Sistem vključuje številne module, ki pomagajo podjetjem izboljšati učinkovitost in produktivnost procesov upravnega poslovanja.

Moduli, ki so tudi vključeni v sistem ODOS so:

• Upravno poslovanje: Ta module omogoča podjetjem avtomatizacijo in digitalizacijo procesov, povezanih z upravnim poslovanjem, kot so oddaja dokumentov, potrjevanje in odobritev, ter spremljanje in vodenje notranjih pravil.
• ODOSign – elektronsko podpisovanje: Ta module omogoča podjetjem elektronsko podpisovanje dokumentov, kar zmanjšuje potrebo po fizičnem podpisovanju in skeniranju dokumentov, kar prinaša večjo učinkovitost in produktivnost.
• VIP zavodi – digitalno arhiviranje: Ta module omogoča podjetjem digitalno arhiviranje dokumentov, kar lahko prinese večjo varnost in dostopnost dokumentov.
• Izobraževanja – izobraževanja zaposlenih: Ta module omogoča podjetjem izvedbo različnih izobraževanj za zaposlene, ki lahko prinese večjo usposobljenost in produktivnost zaposlenih.

Sistem ODOS je zasnovan tako, da podjetjem omogoča enostavno in intuitivno uporabo, ki jim omogoča hitro prilagajanje spremembam in tako prinaša večjo učinkovitost in produktivnost procesov upravnega poslovanja. Sistem je prilagodljiv in lahko se integrira z drugimi sistemi, ki jih podjetja že uporabljajo.

Za boljše poslovanje podjetja in dobro digitalno transformacijo si zagotovite Informacijski sistem ODOS čim hitreje. 

Če si želi še kaj več prebrati o korakih digitalizacije, potem preverite spodnji članek: 

• Kateri so pomembni koraki za digitalizacijo delovnih procesov?