Digitalizacija delovnih procesov je pomemben del digitalizacije celotnega poslovanja podjetja. Brez digitalizacije posameznih delovnih procesov podjetje lahko v naslednjih 3 letih prične zaostajati za svojo konkurenco in tako posledično tudi izgine iz trga v katerem posluje. 

 

 

razlog 

 

 

Notranja pravila in njihova digitalizacija 

Eden izmed pomembnih korakov v digitalizaciji delovnih procesov je digitalizacija notranjih pravil v podjetju ali katerikoli organizaciji. 

 

Notranja pravila so obvezen del poslovanja vsakega podjetja, organizacije in vseh javnopravnih oseb. 

 

Kaj pa sploh so notranja pravila in kaj določajo?

Notranja pravila so zakonsko določena pravila za shranjevanje in obdelovanje dokumentov v elektronski obliki. 

 

Vsa notranja pravila morajo biti potrjena pri Arhivu RS. Zakon določanja notranjih pravil se imenuje ZVDAGA – Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. 

 

Notranja pravila določajo: 

• zagotavljanje pravne veljavnosti dokumentov, ki so hranjeni elektronsko
• transparentnost procesov dela  
• ohranja razpoložljivost dokumentov in arhivov v vseh oblikah 
• določajo katere so odgovorne osebe za izvajanje različnih procesov 
• glavna področja posameznega procesa 

 

Notranja pravila potrebujemo zato, ker nam omogočajo enostavnejši pregled in lažje delovanje podjetja, pri uporabi digitalnih storitev.

 

Digitalizacija notranjih pravil je pričela razvijati podjetja naprej in jih omogočati neizmerno lažje delovanje. 

 

Digitalizacija je veliko vplivala na sam proces delovanja notranjih pravil v podjetju. Kakor je že omenjeno zgoraj, določajo notranja pravila ravnanje z elektronskim upravljanjem dokumentov. 

 

Zakaj pa je prišla digitalizacija do notranjih pravil?

To se je pa zgodilo zato, ker predno se je digitalizacija pričela širiti so se vsi poslovni dokumenti vedno tiskali.

 

Zaradi teh dnevnih tiskanj je lahko prišlo do naslednjih težav: 

• pomanjkanje prostora za shranjevanje dokumentov v fasciklih
• evidentiranje dokumentov in procesov
• zmožnost spremljanja zakonodaje o shranjevanju vseh pravnih dokumentov se hitro spreminja in hitro smo lahko spregledali nove ureditve zakona

 

In mnogo drugih težav je še lahko nastalo. Zato je digitalizacija notranjih pravil neizmerno pripomogla k odpravitvi vseh zgoraj naštetih težav.

 

Vsaka organizacija se je lotila digitalizacije na svoj način ampak kot prvo jih je večino pričelo s korakom digitalizacije notranjih pravil. S tem korakom so si pripomogli k lažjemu nadaljevanju procesa digitalizacije. 

 

Arhiviranje in njegova digitalizacija 

No pa preidimo na naš naslednji korak v digitalizaciji delovnih procesov. Arhiviranje je delovni proces, ki se tudi navezuje na zgoraj omenjena notranja pravila. Se pa tudi sevede razlikuje od njega. 

 

Arhiviranje je proces shranjevanja dokumentov, ki jih za poslovanje trenutno ne potebujemo, ampak jih je še vedno potrebno shraniti. 

 

Kaj vse pa spada pod arhiviranje? 

Pod pojem arhiviranje spada:

• shranjevanje dokumentacije, katera je pomembna za poslovanje podjetja
• pregled nad vhodno iz izhodno pošto (klasifikacija, shranjevanje dokumentov)

 

Z digitalizacijo procesa arhiviranje se v podjetju veliko pridobi. 

 

Zakaj?

 

Ker digitalizacija arhiviranja pripomore veliko dobrih lastnosti za podjetje, še posebno spodnji dve točki: 

• enostavnost pregleda nad vsemi dokumenti in evidentiranje teh dokumentov 

Predno se je digitalizacija pričela uveljavljati, so se vsi dokumenti shranjevali v različnih fasciklih. Nadzor nad vsemi temi papirji je bil prava nočna mora. Dokumenti so se hitro izgubili, evidenca arhiviranih dokumentov je imela pomanjkanja, saj jo je bilo skoraj nemogoče voditi s tolikšno količino dokumentov. Iskanje dokumentov, ki se jih potrebuje je bila potrata časa, saj so velikokrat lahko bili založeni ali pa so se izgubili v poplavi papirjev. 

 

Digitalizacija je to vse poenostavila. Evidentiranje papirjev je sedaj preprosto, pregled nad vso dokumentacijo je hiter. Kadar se potrebuje kakšen dokument se samo poišče v sistemu in takoj papir pridobite pred seboj. Vse je na dosegu roke. 

 

• podpisovanje dokumentov 

Podpisovanje različnih dokumentov je lahko vzelo veliko časa. Printanje vseh papirjev posebi, pošiljanje teh dokumentov po pošti, overjanje pri notarju, itd. 

 

Z digitalizacijo se je omogočilo elektronsko podpisovanje dokumentov, kar iz udobja lastnega doma ali pisarne, brez nepotrebnih poti, pošiljanje dokumentov preko sistema ali preko elektronske pošte, nič več printanja vseh dokumentov in poraba papirja. Celotnemu procesu se je skrajša porabljen čas za to. 

 

Kateri so še ostali koraki za digitalizacijo delovnih procesov? 

Zgoraj smo našteli dva pomembna koraka pri digitalizaciji delovnih procesov. 

 

Ta dva koraka sta pomemben del poslovanja podjetja, zato je priporočljivo digitalizirati njune procese za olajšanje dela in celotnega poslovanja podjetja. Ko opravite digitalizacijo teh dveh korakov, bo digitalizacija ostalih delovnih procesov potekala mnogo hitreje. 

 

Kateri pa so še ostali koraki za digitalizacijo delovnih procesov?

• vse ostale procese je potrebno analizirati

Tukaj je potrebno pred digitalizacijo, prvo analizirati celotno delovanje delovnega procesa. To se naredi zaradi tega, da se lažje usmerite katere svari prve potrebujejo digitaliziranje in katere stvari vam bodo vzele več časa. Priporočamo, da procese, ki vam vzamejo največ časa, digigitalizirate prvo predno se lotite digitalizirati lažje. 

 

Saj veste, prvo se znebite težjih nalog, da na koncu vse lažje steče in je vam tudi tako olajšano delo. 

 

• Preverite vse procese 

Predno pričnete z digitalizacijo preverite vse vaše delovne procese kje potrebujejo izboljšavo, katere so šibke točke in jih izboljšajte ter pred zaključkom optimiziranja digitalizacije testirajte vse procese. 

 

• Ne pozabite na ostale procese

Pri korakih digitalizacije lahko hitro pozabimo na ostale procese v podjetju. Osredotočenost na določene težje procese nam vzame veliko pozornosti in tako posledično tudi povzroči, da pozabimo na ostale manjše procese. 

Temeljito preverite ali ste vse procese začeli digitalizirati. Nič hudega, če se je kakšen ušel izpod rok, še vedno ga lahko naknadno digitalizirate in integrirate v svoje digitalizirano poslovanje. 

 

Vsi delovni procesi so pomembni v podjetju. Zato sledimo korakom za digitaliziranje delovnih proces. Je daljši proces ampak bolje, da traja dalj časa in da je narejeno kvalitetno in natančno, kakor pa da je površno izpeljan in ima veliko napak.